Es kommt immer wieder mal vor, dass Sie Word-Dokumente an andere Personen weitergeben wollen oder müssen
(z.B. für eine Korrekturlesung oder eine Doku-mentvorlage soll einheitlich von vielen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern des Landratsamtes verwendet werden).
Stellen Sie sich nun vor, Sie verwenden eine ganz spezielle Schriftart (oder sogar mehrere Schriftarten) in Ihrem
Dokument, von der Sie nicht sicher sein können, dass diese Schriftart auch auf den PCs der Personen installiert ist,
an die Sie die Datei weitergeben. Dann haben die anderen Personen das Problem, dass plötzlich eine ganz andere
Schriftart angezeigt wird. Beim Öffnen des Dokuments schaut Word nach, welche Schriftarten im Dokument
verwendet werden und vergleicht sie mit den auf dem PC installierten Schriftarten. Ist die verwendete Schriftart
nicht auf dem PC installiert, wird anhand von Eigenschaften, die die verwendete Schriftart besitzt, eine
„vergleichbare", installierte Schriftart gesucht und dann für den Text als Ersatzschriftart genommen.
Dabei kann der Begriff „vergleichbar" sehr relativ ausfallen, d.h. die alternative Schriftart hat evtl. gar nichts mit der
eigentlich verwendeten Schriftart zu tun. Im schlimmsten Fall wird der Text unleserlich.
Um dies zu verhindern bietet Word die Möglichkeit, die verwendeten Schriftarten zusammen mit dem Dokument
zu speichern. Dadurch vergrößert sich zwar die Dateigröße, dafür gehen Sie aber auf Nummer sicher, dass die
verwendete(n) Schriftart(en) auch definitiv beim nächsten Öffnen des Dokuments verwendet werden (egal auf
welchem PC die Datei geöffnet wird).
Dazu öffnen Sie das Dialogfeld Word-Optionen und wählen die Kategorie Speichern. Auf der rechten Seite unten
gibt es das Kontrollkästchen Schriftarten in der Datei einbetten.
Schalten Sie dieses Kontrollkästchen ein. Gegebenenfalls können Sie auch das Kontrollkästchen Nur im Dokument
verwendete Zeichen einbetten (zum Reduzieren der Dateigröße) einschalten. Dann wird nicht der komplette
Zeichensatz der verwendeten Schriftart mit der Datei gespeichert, sondern wirklich nur die im Text verwendeten
Zeichen. Allerdings ist es nicht wirklich ratsam, dieses Kontrollkästchen einzuschalten.
Anmerkung:
Nur TrueType-und OpenType-Schriftarten können zusammen mit der Datei gespeichert werden!
TrueType ist ein Standard für Fonts (Schriftarten) zur Schriftdarstellung auf Bild-schirmen und Druckern (engl.
„true type": „echte Schrift" bzw. „echter Buchstabe").
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Verfasst von V. Mock.