Eine Nachricht, die an einen Bürger oder Kollegen geht, soll bei Beantwortung durch diesen nicht nur Sie (den Absender),
sondern auch einen Vertreter oder Kollegen erreichen, da Sie vielleicht einige Tage nicht online sind.

Dies lässt sich in Outlook mit wenigen Klicks voreinstellen.

Die Situation ist nicht außergewöhnlich: Man verschickt eine E-Mail an einen Bürger oder Amtskollegen, weiß aber beim
Absenden nicht, ob man selbst in der nächsten Zeit zuverlässig Mails abrufen kann. Damit die Antwort zeitnah bearbeitet
werden kann, soll deshalb auch ein anderer Mitarbeiter vom Landratsamt in jedem Fall die Antwort des Bürgers oder
Amtskollegen erhalten.

Im Alltag behelfen sich Anwender oft damit, den Kollegen mit auf Kopie (CC) zu nehmen und den Empfänger zu bitten,
doch allen zu antworten oder dem Kollegen direkt zu schreiben. Das funktioniert natürlich prinzipiell, sicherer ist es aber,
der E-Mail gleich mit auf den Weg zu geben, dass eine Antwort auf die Nachricht einen bestimmten Empfänger erreichen
soll. Dann genügt es, wenn der Bürger oder Amtskollege auf Antworten klickt, damit auch der Kollege informiert wird.

Legen Sie mit Neue-E-Mail eine neue Nachricht an. Wechseln Sie auf die Registerkarte Optionen. Dort finden Sie in
der Gruppe Weitere Optionen den Punkt Direkte Antworten auf (1.). In dem Dialog können Sie über die Option
Namen auswählen (2.) weitere Empfänger der Antwort festlegen. Es öffnen sich die Outlook-Kontakte, und Sie können
den oder die Empfänger auswählen, die automatisch eine Antwort erhalten sollen. Das Häkchen vor Antworten
senden an (3.) muss aktiviert sein.


Erhält der Empfänger die Nachricht und klickt ganz einfach auf Antworten, erhalten nun die hinterlegten Empfänger
im Landratsamt die Antwort und können den Vor-gang weiterbearbeiten. Die Fehlerquelle, ob der Partner die
Antwort wirklich an alle Beteiligten schickt, ist damit deutlich reduziert.

Sie können diese Funktion natürlich auch so nutzen, dass nur eine bestimmte E-Mail-Adresse die Antwort bekommt
und nicht mehrere Empfänger. Dafür müssen Sie Ihre eigene Adresse im Fenster Antworten senden an durch die
andere ersetzen. Diese Vorgehensweise könnte sich beispielsweise bei Termineinladungen anbieten, bei der eine
bestimmte Person über die Teilnehmer informiert werden soll. In jedem Fall gilt es, die Funktion sorgfältig einzusetzen
und die eingetragene Adresse gut zu prüfen.


Verfasst von V. Mock.

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