Wissenswertes über Personalakten

1. Die Personalakte
2. Wieso eigentlich Personalakten?
3. Inhalt
4. Vertraulichkeit
5. Aufbewahrungsfrist
6. Recht auf Einsicht
7. Einfluss des Beschäftigten auf den Inhalt der Personalakte
8. Wirkung des Einsichtsrechts auf den Inhalt
9. Wirkung des Anhörungsrechts auf den Inhalt
10. Berichtigung in der Personalakte
11. Frist für Berichtigungsanspruch
12. Schadenersatzanspruch bei Unrichtigkeiten
    
    

1. Die Personalakte

Personalakte ist die Gesamtheit aller Unterlagen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers/Beamten betreffen und die in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (materieller Personalaktenbegriff).

Personalakten im formellen Sinn sind ausdrücklich als Personalakten bezeichnete behördliche Blattsammlungen, die über die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Arbeitnehmers/Beamten geführt werden.

Ob diese Unterlagen in Haupt- oder in Nebenakten geführt werden, ob sie an verschiedenen Stellen in der Dienststelle aufbewahrt werden, ob sie in herkömmlicher Form als Schriftstücke abgeheftet, in Karteiform geführt, auf Mikrofilm aufgenommen oder in der EDV-Anlage in Form von Personalinformationssystemen gespeichert werden, ist unerheblich.

2. Wieso eigentlich Personalakten?

Aus der Personalakte ist das Persönlichkeitsbild des Arbeitnehmers/Beamten ersichtlich. Das Persönlichkeitsbild ist Entscheidungsgrundlage für

• Planung, Steuerung des Einsatzes
• Förderung des beruflichen Fortkommens
• Betreuung
• Datensicherung

und ergibt somit die Personalakte, die wiederum den gleichen Zielen dient.

3. Inhalt

Eine Verpflichtung zur Führung von Personalakten kennt das Gesetz nicht.

Auch im § 3 Abs. 5 TVöD ist keine Verpflichtung nominiert, jedoch wird das Führen von Personalakten als selbstverständlich vorausgesetzt.

Vorschriften darüber, welche Unterlagen in eine Personalaktes aufzunehmen sind, fehlen ebenfalls. Es gilt insoweit der Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität. Die Unterlagen sollen spiegelbildlich ein möglichst vollständig, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Beschäftigten und seinen dienstlichen Werdegang geben.

Neben dieser Personalakte, egal ob sie in Form einer Einzelakte oder in Nebenakten oder gar in einer Vielzahl von Einzelunterlagen geführt wird, darf es keine weiteren Personalakten geben, die nicht zur Einsichtnahme durch den Arbeitnehmer bestimmt ist. Ein Führen von "geheimen" oder "vertraulichen" Akten ist unzulässig.

Der Beschäftigte besitzt das Recht darauf zu wissen, welche Unterlagen an welcher Stelle über ihn existieren, ggf. sollte die Hauptakte einen Hinweis auf an anderer Stelle geführte Personalunterlagen enthalten, wie z. B. Lohn- und Gehaltsunterlagen in der Gehaltsabteilung.

Bestandteile der Personalakte sind u. a.:

• Bewerbungsunterlagen nach Einstellung,
• Bewerbungsunterlagen des Beschäftigten bei Bewerbung um eine andere Stelle beim gleichen Arbeitgeber,
• Personalfragebogen,
• Arbeitsvertrag, Änderungen
• Unterlagen über die Tätigkeit
• Notizen und Berichte, die einem zur Personalakte gelangendem Schriftstück vorausgehen (sofern sie aufbewahrt werden)
• Beurteilungen (nicht aber Zuarbeiten und Auskünfte zur Vorbereitung der Beurteilung)
• Beschwerden über das persönliche Verhalten im Dienst. Empfehlenswert ist, zunächst den Beschwerdevorgang gesondert in einer Beiakte zu führen. Ein Hinzufügen zur Personalakte ist erst nach erwiesener Begründetheit möglich, ansonsten ist diese Beiakte zu vernichten.
• Beschwerden über außerdienstliches Fehlverhalten ist nur in Ausnahmefällen zur Personalakte zu nehmen und nur dann, wenn entweder ein gewichtiger dienstlicher Bezug besteht oder die Nachprüfung gewichtige dienstlich relevante Aufschlüsse über die Persönlichkeit des Beschäftigten ergibt.
• dienstliches Fehlverhalten,
• außerdienstliches Fehlverhalten darf, auch wenn es auf das Arbeitsverhältnis ausstrahlt nur in Ausnahmefällen in die Personalakte aufgenommen werden; hier werden aufgenommen: strafgerichtliche Verurteilungen, staatsanwaltliche Ermitt- lungsverfahren, Bußgeldbescheide; es sei denn, dass es sich auf ein außerdienstliches Verhalten bezieht, dass offensichtlich keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis hat.
• Vorgänge, die Zweifel an der politischen Treuepflicht des Beschäftigten begründen,
• ärztliche Gutachten,
• Unterlagen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

nicht in die Personalakte gehören:

• Unterlagen der Personalvertretung über einen Mitarbeiter,
• Unterlagen, die sich ausschließlich auf die Personalvertretung als Organ und auf die Amtstätigkeit seiner Mitglieder beziehen,
• Sicherheitsüberprüfungen von Geheimnisträgern,
• Unterlagen über Gerichtsverfahren,
• Prüfungsakten,
• Unterlagen, in denen der Beschäftigte nur namentlich geführt wird, ohne dass dies Rückwirkungen auf seine persönliche Rechtsstellung hätte (z. B. Benennung in Personal-, Lohn- und Gehalts- sowie in sonstigen Namenslisten),
• Unterlagen zu Vorgängen, die zwar den einzelnen Beschäftigten betreffen, aber in keinem inneren Zusammenhang mit dem konkreten Arbeitsverhältnis stehen, wie z. B. Stellenpläne, Personalplanungsunterlagen, Nachwuchskräftekartei,
• Beschwerden und Behauptungen, die sich nicht gegen das persönliche Verhalten, sondern allein gegen eine sachliche Entscheidung richten,
• Unterlagen des Betriebsarztes,
• Arbeitsplatzbewertungen.

Diese Unterlagen sind Sachakten. Der Beschäftigte hat kein Einsichtsrecht.

4. Vertraulichkeit

Der Arbeitgeber muss jederzeit die vertrauliche Behandlung der Personalakte aktiv sicherstellen. Dies erfordert das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten.

Wie kann man das Gebot der innerbetrieblichen Vertraulichkeit umsetzen?

• Gebot der sorgfältigen Verwahrung
• (Aufbewahrung in besonders gesicherten Schränken)
• besonderer Schutz sensibler Daten
• (Medizinische Gutachten z. B. sollten nicht offen der Personalakte liegen. Das Mindeste ist die Aufbewahrung in einem geschlossenen Umschlag mit der Verpflichtung, jedes Öffnen zu dokumentieren.)
• bei EDV abgestufter Zugang;
• keine allgemeine Zugänglichkeit
• (Einsichtsrecht haben: Dienststellenleiter, Fachdienstleiter Personal, Personal-
• sachbearbeiter, jeweilige Abteilungsleiter) Dem Personalrat und dem Datenschutzbeauftragten steht kein eigenständiges Einsichtsrecht zu.
• möglichst wenige Sachbearbeiter
• vertrauliche Behandlung durch den Sachbearbeiter (§ 3 Abs. 1 TVöD - die Beschäftigten haben über Angelegenheiten, deren Geheimhaltung durch gesetzliche Vorschriften vorgesehen oder vom Arbeitgeber angeordnet ist, Verschwiegenheit zu wahren; dies gilt auch über die Beendigung des Arbeits- verhältnisses hinaus.

Eine Verletzung des Persönlichkeitsrecht begründet sich, wenn die erforderlichen Schutzmaßnahmen bei der Führung von Personalakten außer Acht gelassen werden und nicht erst dann, wenn Unbefugte Kenntnis nehmen.

Wie kann die Vertraulichkeit gegenüber Dritten gewährleistet werden?

Auskünfte über Leistung und Verhalten eines (ehemaligen) Beschäftigten gegenüber einem anderen Arbeitgeber unterliegen keiner rechtlichen Verpflichtung. Allerdings ist der Arbeitgeber auch ohne Einverständnis des Beschäftigten hierzu berechtigt. Diese Auskünfte müssen allerdings der Wahrheit entsprechen, auch wenn sie dem Beschäftigten schaden.

Der Arbeitgeber ist gegenüber dem Mitarbeiter verpflichtet, aufgrund seiner Fürsorgepflicht und seiner Pflicht, beim beruflichen Fortkommen behilflich zu sein, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses einem Dritten gegenüber Auskunft zu geben, wenn das besondere Interesse des Mitarbeiter dies erfordert und die Auskunft nicht mit besonderer Mühe verbunden ist. Die Auskunftspflicht besteht nicht, wenn der neue Arbeitgeber lediglich eine allgemeine Auskunft verlange.

Kein Informationsrecht haben Kreditinstitute, Gläubiger (Ausnahme: Drittschuld- nerauskunft), Familienmitglieder.

5. Aufbewahrungsfrist

Die im Eigentum des Beschäftigten stehenden Unterlagen sind sorgsam zu verwahren. Zu diesem Unterlagen gehören, außer den Lohnsteuer- und Sozialversicherungsunterlagen auch Papiere, die der Beschäftigte auf Aufforderung des Arbeitgebers oder freiwillig eingereicht hat.

Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht grundsätzlich keine Verpflichtung zur weiteren Aufbewahrung. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (§§ 44, 47 a HGB, 147 AO, 47 Abs. 1 Nr. 7 EStG) bestehen jedoch für einzelne Unterlagen, wie Lohnberechnung, Lohnkonto u. Ä. Hier beträgt die Aufbewahrungsfrist meist 6 Jahre.

Jedoch sollte die Gesamtakte mindestens bis zum Ablauf der Verfallsfrist des § 37 TVöD aufbewahrt werden (6 Monate).

6. Recht auf Einsicht

Das uneingeschränkte Recht auf Akteneinsicht des Mitarbeiters regelt der § 3 Abs. 5 TVöD. Dieses Einsichtsrecht steht auch minderjährigen Beschäftigten zu.

Umfang

• umfassendes Einsichtsrecht
• sämtliche Personalakten im materiellen und formellen Sinne
• vor Einsicht dürfen keine Schriftstücke entfernt werden (gilt auch für ärztliche Gutachten)
• Vermerke in Kurzschrift oder in fremder Sprache müssen für den Arbeitnehmer lesbar übersetzt werden
• Auf Mikrofilm archivierte Unterlagen sind sichtbar zu machen
• Hinweise auf Sonderakten oder an anderer Stelle abgelegte Vorgänge sind in der Hauptakte anzubringen. (Es sei denn, den Beschäftigten ist aufgrund der Organisationsstruktur die Existenz derartiger Nebenakten bekannt, z. B. Beihilfeakte. Der Mitarbeiter hat auch einen Anspruch auf Auskunft, was alles an Personalunterlagen beim Arbeitgeber vorhanden ist.)
• Einsichtsrecht auf alle vor Abschluss des Arbeitsverhältnisses gesammelten Unterlagen (Bewerbungsunterlagen, Einstellungsbeurteilungen)
• Einsichtsrecht entsteht erst mit Begründung des Arbeitsverhältnisses und endet mit der Auflösung des Arbeitsverhältnisses (Ausnahmen: bei konkreten berechtigtem Interesse des ausgeschiedenen Beschäftigten, z. B. Rentenbeantragung)

Durchführung

• jederzeit, ohne besonderen Anlass, während der Arbeitszeit mit Rücksicht auf die dienstlichen Verhältnisse und nicht in unangemessen kurzen Abständen,
• Die Befugnis, Notizen und Abschriften anzufertigen, wird vom Einsichtsrecht umfasst. Auszüge und Kopie kann der Beschäftigte aufgrund von § 3 Abs. 5 TVöD erhalten, wobei der Beschäftigte die Kosten zu tragen hat
• unzulässig ist das Kopieren bzw. Abschreiben der gesamten Personalakte
• kein Anspruch besteht darauf, die Akte mit nach Hause zu nehmen oder sie ohne Aufsicht studieren zu können
• Einsichtsort ist in der Regel der Ort, an dem sie aufbewahrt wird

Einsichtnahme durch bevollmächtigte Dritte

• Einsichtnahme ist ein höchstpersönlicher Anspruch, der grundsätzlich nur vom Beschäftigten wahrgenommen werden kann. Bevollmächtigung eines Dritten ist gemäß § 3 Abs. 5 TVöD möglich (Bevollmächtigten namentlich benennen und Vollmacht muss sich auf einen Einzelfall beziehen).
• Bevollmächtigter kann auch ein Mitglied der Personalvertretung sein.
• Recht auf Hinzuziehung der Schwerbehindertenvertretung bei Einsichtnahme eines schwerbehinderten Menschen in seine Personalakte ist in § 95 Abs. 3 SGB IX festgeschrieben.
• Recht auf Hinzuziehung der Jugend- und Auszubildendenvertretung besteht nicht.
• Das Mitglied der Personalvertretung sowie die Schwerbehindertenvertretung haben über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren. Die gilt auch gegenüber der Personalvertretung, weil nicht der Personalrat als solcher, sondern das jeweilige Mitglied persönlich hinzugezogen wird. Ein Verstoß gegen die Schweigepflicht ist strafbar.

Einsichtnahme durch andere Dienststellen

• Für Dienststellen desselben Verwaltungszweiges und Arbeitgebers gilt der Grundsatz der vertraulichen Behandlung der aktenführenden Dienststelle. Die Weitergabe der Akte bedarf eines ausreichenden Grundes. Auf Verlangen der nächsthöheren und damit weisungsbefugten Behörde ist die Personalakte vorzulegen. Auch anderen Behörden ist im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung einer dienstlichen Maßnahme (Bewerbung, Abordnung, Versetzung) die Akte vorzulegen. Einer Zustimmung des Beschäftigten bedarf es nicht.
• Die Behörden des Bundes und der Länder, so auch Dienststellen eines anderen Verwaltungszweiges desselben Arbeitgebers oder Dienststellen eines anderen Arbeitgebers, sind gegenseitig zur Amtshilfe verpflichtet. Amtshilfe kann auch u. a. die Erteilung von Auskünften, Übersendung von Abschriften, Akteneinsicht oder aber auch die Übersendung von Personalakten sei - bedarf allerdings der besonderen Rechtfertigung. Hierbei sind die Interessen des Beschäftigten an der Geheimhaltung und die der ersuchende Behörde gegenseitig abzuwägen. Bei der Anforderung wegen einer Bewerbung muss der Beschäftigte sein Einverständnis ausdrücklich erklären.
• Rechnungshöfen ist auf Verlangen die Personalakte vorzulegen.
• Grundsätzlich ist die Übersendung der Personalakte an Gerichte und Parlamentsausschüsse nur mit Zustimmung des Beschäftigten zulässig.
  Ausnahme: Interesse des Gerichtes an der Einsicht überwiegt Interesse des Beschäftigten an der Geheimhaltung. Besonders ist hierbei zu beachten, dass in die dem Gericht vorliegenden Akten die Parteien Einsicht nehmen können. Es ist ebenfalls zu prüfen, ob nicht die Erteilung einer Abschrift oder Auskunft genügt.
• Privatpersonen haben keinerlei Akteneinsichtsrecht. Wohl aber kann die Personalakte mit Zustimmung des Beschäftigten an einen privaten Arbeitgeber übersandt werden.
• Dem gesetzlichen Vertreter eines minderjährigen Beschäftigten steht ein eigenständiges Einsichtsrecht zu.

7. Einfluss des Beschäftigten auf den Inhalt der Personalakte

Im Personalaktenrecht ist zum Schutz des Persönlichkeitsrechts des Beschäftigten ein umfassendes abgestuftes Rechtsschutzsystem entwickelt worden, welches nachfolgende Bestandteile beinhaltet:

• Einsichtsrecht
• Anhörungsrecht
• Erörterungsrecht
• Recht zur Abgabe von Erklärungen zur Personalakte
• Berichtigungsrecht

8. Wirkung des Einsichtsrechts auf den Inhalt

Vorrangig soll das Einsichtsrecht dem Beschäftigten Kenntnis vom Inhalt der Personalakte vermitteln.

9. Wirkung des Anhörungsrechts auf den Inhalt

In der Vergangenheit musste gem. § 13 Abs. 2 BAT über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig oder nachteilig sind, vor ihrer Aufnahme in die Personalakte der Beschäftigte angehört werden. Diese Regelung ist im TVöD nicht mehr enthalten. Daraus begründet sich allerdings nicht der gänzliche Wegfall der Anhörungspflicht. Vielmehr stellt diese Anhörungspflicht Ausfluss des allgmeinen Grundsatzes auf rechtliches Gehör dar und beruht zugleich auch auf der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Eine einmalige Anhörung vor Ergreifen der beabsichtigten Maßnahme, z. B. Abmahnung, ist ausreichend. Eine weitere Anhörung nach Durchführung der Maßnahme und vor Aufnahme des Vorganges in die Personalakte besteht nicht mehr.

Bestandteil der Anhörung ist auch die Mitteilung über die Aufnahme des Vorganges in die Personalakte. Das Ergebnis der Anhörung kann auf den Inhalt der Personalakte verschieden wirken. So kann sich der Arbeitgeber veranlasst sehen, die Maßnahme und damit auch die Dokumentation in der Akte gänzlich zu unterlassen oder eine Berichtigung vorzunehmen.

Der Beschäftigte besitzt seinerseits die Befugnis, eine Stellungnahme abzugeben, die als Erklärungsrecht inhaltlich dem Recht auf Gegendarstellung entspricht. Bei der mündlichen Abgabe einer Erklärung hat der Arbeitnehmer nicht den Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber die Erklärung protokolliert und zur Personalakte nimmt. Eine schriftliche Erklärung seitens des Beschäftigten hat der Arbeitgeber zu der Personalakte zu nehmen. Die hat ohne Rücksicht darauf zu erfolgen, ob sie eine nach Auffassung des Arbeitgebers zutreffende Tatsachenbehauptung oder ein zutreffendes Werturteil enthält. Auch ist dies unabhängig davon, ob der Arbeitgeber die Auffassung des Arbeitnehmers teilt oder sie missbilligt. Die Grenze ist hier der Rechtsmissbrauch. Beleidigende oder auch offenkundig und nachweisbar unwahre Äußerungen müssen nicht zur Personalakte genommen werden.

Die Erklärung ist unmittelbar bei dem beanstandeten Schriftstück abzuheften ohne Rücksichtnahme auf etwaige chronologische Ordnungsprinzipien des Arbeitgebers (z. B. nach Datum usw.). Auch ist es unzulässig derartige Stellungnahmen in einer Sonderakte zu führen.

Ein Entfernen des beanstandeten Schriftstückes umfasst auch das Entfernen der dazugehörigen Stellungnahme.

Der Beschäftigte kann den Inhalt der Personalakte unabhängig vom Erklärungsrecht unmittelbar dadurch gestalten, dass er nicht nur Erklärungen zu bestimmten Vorgängen abgibt, sondern für seine Beurteilung und Rechtsstellung wichtige Unterlagen zur Ergänzung der Personalakte beifügt. Um seiner Ansicht nach ein möglichst objektives und vollständige Bild über ihn in der Personalakte entstehen zu lassen, kann er z. B. Zeugnisse, Zertifikate über Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen, Eingaben im Hinblick auf eine anderweitige oder höherwertige Beschäftigung im Betrieb oder auch eine schriftliche Bestätigung einer wesentlichen, mit dem Arbeitgeber getroffenen Abrede, zur Personalakte geben.

Die nachgereichten Unterlagen und Erklärungen müssen sich auf den Inhalt der Personalakte beziehen, ansonsten brauchen Erklärungen, die keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben oder die sich mit einem Punkt befassen, der in der Personalakte nicht angesprochen wird, nicht aufgenommen werden.

Reine Werturteile unterliegen keinem Anhörungsrecht.

Bei dienstlichen Beurteilungen ist bei Beamten eine Eröffnung zwingend erforderlich. Dies hat auch für die Beschäftigten zu gelten.

10. Berichtigung in der Personalakte

Das Erklärungsrecht des Beschäftigten verändert den vom Arbeitgeber gestalteten und verantworteten Teil der Personalakte nicht. Unrichtige und abwertende Angaben über den Beschäftigten können durch die Gegendarstellung nicht neutralisiert werden. Die Gegendarstellung sagt lediglich aus, dass sie vom Beschäftigten bestritten und beanstandet wird. Eine Gefährdung für das berufliche Fortkommen des Beschäftigten durch unrichtige und abwertende Vermerke in der Personalakte werden nicht aus der Welt geschafft. Aufgrund der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ist er gehalten, das berufliche Fortkommend es Beschäftigten zu fördern. Aus diesem Grund hat er dafür zu sorgen, dass ein richtiges Persönlichkeitsbild des Beschäftigten und über die Leistungen des Arbeitnehmers durch die Personalakte auch solchen Personen vermittelt wird, die selbst nichts mit ihm zu tun haben, die aber künftig in dieser oder jener Hinsicht zu entscheiden haben.

Personalakten werden nach dem Grundsatz der Vollständigkeit und Kontinuität geführt. Daraus resultiert, dass der Beschäftigte keinen Anspruch darauf hat, dass mängelbehaftete Schriftstücke ersatzlos entfernt werden, wenn dadurch die Personalakte lückenhaft und unvollständig würde oder wenn dadurch ein unrichtiges Bild über den dienstlichen Werdegang wiedergegeben würde. Daher ist stets zu prüfen, ob der beanstandete Vorgang zum Verständnis der Personalakte notwendig ist. Die ist in der Regel bei einem zu Unrecht in die Akte aufgenommenen Strafurteil oder eine unberechtigten Abmahnung nicht der Fall. Hier geht das Interesse des Beschäftigten an einem richtigen Bild von ihm und seiner Leistung vor.

Wenn sich der beanstandete Vorgang bereits negativ auf den dienstlichen Werdegang ausgewirkt hat, besitzt der Beschäftigte anstelle des Entfernungsanspruches den Anspruch auf Berichtigung. Hierin muss der Fehler klar und für jedermann erkennbar zum Ausdruck gebracht werden.

Anspruch auf Entfernung oder Berichtigung, die das weitere berufliche Fortkommen gefährden können und die unberechtigterweise zu den Personalakten gelangt sind, besteht bei

• inhaltlich falschen Angaben,
• inhaltlich zutreffenden, aber unzulässig gewonnenen Angaben,
• inhaltlich zutreffenden und zulässig gewonnenen Angaben.

Berichtigung bei inhaltlich falschen Angaben

Die Personalakte ist stets so zu führen, dass ein zutreffendes Bild vom Beschäftigten in dienstlicher wie persönlicher Hinsicht vermittelt wird. Unrichtige Tatsachenangaben bewirken jedoch eine Verfälschung des Persönlichkeitsbildes des Beschäftigten. Daher besteht uneingeschränkt ein Entfernungs- bzw. Berichtigungsanspruch.

Gleiches gilt für tatsächliche Behauptungen Dritter, die der Arbeitgeber aufbewahrt und damit zum Bestandteil von Personalakten macht.

Unzutreffende Werturteile unterliegen dem Berichtigungsanspruch. Der Beschäftigte kann vom Arbeitgeber verlangen, die dem Werturteil zugrunde liegenden Tatsachen anzugeben und das Werturteil zu begründen. Beurteilungsspielraum steht dem Arbeitgeber bei Bewertungen zu. Die Darstellung, warum das Werturteil unzutreffend ist und welche Tatsachen zu Unrecht nicht berücksichtigt wurden, obliegt dem Beschäftigten.

Berichtigungsansprüche bezüglich einer Abmahnung sind in der Praxis von besonderer Bedeutung. Eine Abmahnung drückt die Missbilligung eines Verhaltens unter Androhung von Rechtsfolgen für die Zukunft aus, sofern das missbilligte Verhalten nicht geändert wird. Abmahnungen sind keine Ermahnung, Beanstandung und Vorhaltung, mit denen dem Mitarbeiter Vorwürfe gemacht werden ohne Androhung von Rechtsfolgen für die Zukunft.

Wird eine missbilligende Äußerung zur Personalakte genommen, deren Grundlage unrichtige Tatsachenbehauptungen sind, so ist sie unabhängig von der rechtlichen Einordnung (z. B. Ermahnung, Abmahnung) zu entfernen, wobei die Beweislast für die Richtigkeit des Vorwurfes beim Arbeitgeber liegt.

Abwehransprüche bestehen nur bei aktenkundigen, also schriftlichen Abmahnungen. Bei mündlichen Abmahnung kann keine Berichtigung oder eine Widerruf gefordert werden.

Stützt sich die Abmahnung auf mehrere Pflichtverletzungen des Beschäftigten und trifft nur eine Pflichtverletzung nicht zu, so ist die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen.

Ist das Arbeitsverhältnis beendet, erlischt auch der Anspruch des Arbeitnehmers auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte. Ein solcher Anspruch kann aber dann gegeben sein, wenn objektive Anhaltspunkte dafür bestehen, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden kann. Dafür ist der Arbeitnehmer darstellungs- und beweispflichtig.

Berichtigung bei zutreffenden, aber inhaltlich unzulässigen Angaben

Hierzu gehören außerdienstliche Verhaltensweisen, die gegen ethische, moralische und sittliche Wertvorstellungen des Arbeitgebers verstoßen. Bezüglich solcher Angaben, die keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben, besteht zum einen Beseitigungsrecht.

Strafrechtliche Verurteilungen, die dem Arbeitgeber nach der "Anordnung über Mitteilungen in Strafsachen" übersandt worden sind, dürfen nicht zur Personalakte genommen werden, wenn

• die Verurteilung ein strafbares Verhalten im außerdienstlichen Bereich betrifft,
• nicht in das vom Bundeszentralregister auszustellende Führungszeugnis aufzunehmen ist,
• der Arbeitnehmer den der Verurteilung zugrunde liegenden Sachverhalt auch nicht nach § 51 Abs. 2 BZRG zu offenbaren braucht.

Ist es dennoch zur Personalakte gelangt, ist es zu entfernen oder dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Unzulässig wäre es, es zu anderen Akten zu nehmen.

Schließlich sind auch solche Daten zu entfernen, die inhaltlich zwar erhoben werden dürften, jedoch unter Verletzung formeller Vorschriften zur Personalakte gelangt sind, wie z. B. die Verwendung eines Personalfragebogens ohne Zustimmung der Personalvertretung.

11. Frist für Berichtigungsanspruch

Zu prüfen ist hier, ob der Anspruch der tariflichen Ausschlussfrist unterliegt. Hierzu gibt es keine einheitliche Rechtsprechung. Nach richtiger Auffassung unterliegt der Berichtigungsanspruch keiner tariflichen Ausschlussfrist, denn die Aufbewahrung, z. B. einer unrichtigen Abmahnung, verletzt das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters, bei dem wiederum die Ausschlussfrist nach § 37 TVöD nicht greift. Dies hat das BAG in Änderung seiner bisherigen Rechtsprechung bei Vorliegen von unrichtigen Abmahnungen bestätigt.

12. Schadenersatzanspruch bei Unrichtigkeiten

Dem Beschäftigten steht u. U. ein Anspruch auf Schadenersatz zu, wenn die Personalakte unwahre Tatsachenbehauptungen oder unzutreffende Werturteile enthält. Der Schaden kann darin liegen, dass der Mitarbeiter bei der Beförderung übergangen wird, oder z. B. tariflich vorgesehene Leistungszulagen nicht erhält, die er bei richtiger Abfassung des Vorganges in der Personalakte erhalten hätte. Voraussetzung für eine Ersatzpflicht ist, dass den Arbeitgeber ein Verschulden trifft, wobei er sich das Verschulden des Sachbearbeiters, z. B. des Personalleiters, den er mit der Führung der Personalakten beauftragt hat, zurechnen lassen muss.

Dem Mitarbeiter obliegt die Darlegungs- und Beweislast. Er muss darlegen und beweisen, dass bei richtiger Abfassung der Personalakte dieser Schaden nicht entstanden wäre.

Unter Umständen kann noch ein Anspruch auf Schmerzensgeld wegen Verletzung des Persönlichkeitsrechts in Betracht kommen. Es muss sich hierbei jedoch um einen fühlbaren Eingriff handeln und ein Ausgleich in anderer Weise darf nicht möglich sein.