Amtsblatt Vorgaben

Allgemeine Vorgaben

• Redaktionsschluss
• Dienstag  vor Veröffentlichung, 14:00 Uhr
• Freigabe durch FD (FDL, Stellvertreter oder verantwortliche Person)
• Mittwoch vor Veröffentlichung, 14:00 Uhr
• Die Zuarbeiten erfolgen ausschließlich in einem Word Format – gespeichert als *.docx oder *.rtf.
• Die Zuarbeiten sind vollständig formatiert, das heißt alle Elemente (Überschiften, Listen, Absatz sind als solche entsprechend zu behandeln
• Besondere Formatierungen (Farblicher Hintergrund, andere Schriftfarbe, etc.) sind im Text vorzunehmen, damit man eine visuelle Vorstellung über die endgültige Umsetzung hat

Schriften und Schriftgrößen

Das Dokument wird komplett in der Schriftart Arial verfasst. Der Fließtext ist in der Größe 11 formatiert. Dies geschieht wie im folgenden Bild Abbildung 1 Schrift und Schriftgröße

Abbildung 1 Schrift und Schriftgröße

Überschriften

Überschriften sind als solche zu formatieren. Dies geschieht im Reiter START > Bereich Formatvorlagen. Dazu reicht ein Klick in die passende Zeile die zur Überschrift gemacht werden soll und dann ein Klick auf die passende Kachel im Bereich Formatvorlagen. Die nachfolgende Grafik Abbildung 2 Auswahl der Formatierung erläutert das Vorgehen.

Hinweis: die grau markierte Kachel zeigt die Überschrift 1. Es reicht mit der Maus kurz über die entsprechenden Kacheln zu streichen um die genaue Art der Formatierung als Text angezeigt zu bekommen.

Abbildung 2 Auswahl der Formatierung

Die Formatierung beginnt mit der Überschrift 2 – die Überschrift ist reserviert für den Seitennamen (Web) bzw. den Titel (PDF, Amtsblatt).

Listen

Gibt es Dokument Listen sind diese auch als solche zu kennzeichnen. Listen kann man auf zwei Wegen erstellen. (In der nachfolgenden Abbildung 3 Listenformatierung wird Vorgehen 1 erläutert):

• Das Vorgehen ist analog den Überschriften. Zeile anklicken, Reiter START > Bereich Absatz > Schaltfläche Nummerierung (hellblau) oder Liste mit mehreren Ebenen (dunkelblau) wählen.
• Sie schreiben für eine
  1. nummerierte liste einfach „1.“ Und dann die Taste Tabulator. Es wird eine Liste erstellt mit dem ersten Punkt „1.“ Und eingerückt. Der nächste Punkt wird mit der Enter –Taste erstellt. Mit der Tabulatortaste kann man einzelne Punkte zu Unterpunkten einrücken, mit Shift + Tab werden diese wieder ausgerückt
  2. alphabetische nutzen sie analog dem Vorpunkt „a.“ und Tab
  3. für eine ungeordnete Liste nehmen Sie „*“ und Tab

Abbildung 3 Listenformatierung

Tabellen

Tabellen sind möglichst nicht zu nutzen. Wenn doch, sind folgende Bedingungen einzuhalten:

• die Zellenabstände für oben, unten, links und rechts mit 0,1cm zu definieren
• Inhalte mit Schriftgröße 9.
• Die Tabellenbreite ist dem Platzbedarf anzupassen
• Keine manuellen Zeilenumbrüche in den Zellen
• Keine manuellen Worttrennungen in den Zeilen
• Positionierungen für Texte oben + links

Grafiken und Bilder

Grafiken werden nicht in das Word-Dokument eingebunden, sondern sind in den passenden Auflösungen und Dateiformaten als Dateien zu liefern.

Werden die Zuarbeiten nicht nur für das Amtsblatt, sondern auch für eine Veröffentlichung im Web vorgesehen, sind die Bilder in guter bis sehr guter Qualität in einer Auflösung von max. 1600px (Weite) ausreichend. Ist nur eine Ausgabe im Amtsblatt vorgesehen, reichen auch max. 800px (Weite).

Das Einbinden der Grafiken im Text erfolgt manuell durch den Amtsblatt Redakteur. Wo welche Grafik / Foto stehen soll, kann über einen Platzhalter aufgezeigt werden in Form von [hier Grafik 0001.jpg] .

Hinweis:

1. Gescannte Bilder (z.B. Flurkarten) sollten möglichst eine gute Qualität haben
2. Bilder / Grafiken aus fremden Quellen sind mit entsprechenden Quellenangaben bzw. Copyright hinweisen zu liefern. Diese können direkt nach dem Platzhalter für die Grafik stehen.

Sonstige Formatierungen

Einzug / Tabulatoren / Leerzeichen

Einrückungen sollten nur mit den Button für Einzug oder mit der Taste für Tab erfolgen. Harte Positionierungen per hängenden Einzug sind zu vermeiden.

Objekte

Objekte sind grundsätzlich zu vermeiden, da diese im Textfluss eine gesonderte Handhabung benötigen und den Fluss dadurch erheblich stören.

Word-Vorlage

Eine Word-Vorlage mit entsprechenden Vordefinitionen für die verschiedenen Arten der Formatierung findet sich im Downloadverzeichnis unter Computervorlagen. Diese ist nach dem öffnen wie ein leeres Dokument, mit dem Unterschied, das für die Elemente schon eine Vordefinition bzgl. Schriftarten, Größen und Abstände erfolgt ist.

Für eine weitere vereinfachte Nutzung können Sie wie folgt vorgehen.

1. Nach dem Download kopieren sie diese auf ihrem Rechner in das Verzeichnis, in dem Ihre Vorlagen liegen.
2. Dazu gehen sie nach c:\Users\[vorname.nachname]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ und kopieren hier ihre Vorlage hin. Sollten sie eine weitere Unterteilung benötigen, legen sie einfach hier ein neues Verzeichnis an und legen die Vorlage dort ab.
3. Starten sie Word und öffnen die Optionen unter START > Optionen
4. Wählen sie in der linken Navigation die Option Speichern
5. Hier geben sie den Ablagepfad zu ihrer Vorlage unter Standardspeicherort für persönliche Vorlagen an. Bestätigen sie die Änderungen mit Klick auf den OK-Button
6. Nun öffnen sie eine neue Datei - es wird der Dialog für Vorlagen angezeigt. Klicken sie auf PERSÖNLICH - es werden passen Vorlagen aus dem definierten Standardspeicherort angezeigt.
7. Klicken sie auf die Vorlage amtsblatt_zuarbeit.

Hinweis:

• Nach mehrmaliger Nutzung der Vorlage erscheint diese bereist in der Anzeige EMPFOHLEN, so das ein Wechsel in den Bereich PERSÖNLICH nicht mehr notwendig ist.
• Das Vorgehen und das Verzeichnis ist bei anderen Microsoft-Programmen und Vorlagen wie zum Beispiel Excel analog zu dem beschriebenen.