Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
um die Digitalisierung der eingehenden Papierakten in der Altaktenscanstelle noch effizienter und zeitnaher gestalten zu können, möchten wir an die bestehende Regelung aus unserer Dienstanweisung zur Schriftgutverwaltung erinnern.
Unter Punkt 4.1 „Behandlung konventioneller Akten“ ist bereits festgelegt:
„Weder Klebezettel, Klebeband, Büroklammern noch Heftklammern sind auf den Dokumenten anzubringen.“
Wir bitten Sie, diese Vorgabe bei der täglichen Arbeit konsequent zu beachten.
Ergänzend dazu möchten wir Sie darum bitten, künftig auch auf Klarsichtfolien, Heftstreifen, Trennblätter und sonstige Heft- und Hilfsmittel zu verzichten. Alles, was vor dem Einziehen in den Scanner manuell entfernt werden muss, behindert den Prozess und verlangsamt die Bereitstellung Ihrer digitalen Akten erheblich. Wenn die Akten uns bereits scanfertig erreichen, gewährleistet dies eine reibungslose Verarbeitung und schont zudem unsere Scan-Hardware.
Vielen Dank für Ihre Mithilfe und Unterstützung!
Ihr Team der Altaktenscanstelle
