| Organisationsanalyse im Landratsamt – der Prozess ist angelaufen |
Seit dem Frühjahr 2019 ist die Nürnberger Prüfungs- und Beratungsgesellschaft Rödl & Partner im Landratsamt tätig.
Sie hat nach einer Ausschreibung seitens des Kreises den Auftrag erhalten, ein Organisationsgutachten für die Gesamtverwaltung zu erstellen, um auf dieser Grundlage weiteres Konsolidierungspotential zu erschließen.
Als Auslöser für diese Maßnahme ist die seit Jahren angespannte haushaltswirtschaftliche Lage des Kreises anzusehen. Die Gewährung von Mitteln aus dem Landesausgleichstock bedarf entsprechend konkreter Darlegungen; so hatte die Rechtsaufsicht auch festgelegt, dass ein Personalentwicklungskonzept aufzustellen ist.
Dementsprechend ist die seit Jahren laufende Haushaltskonsolidierung zu analysieren, ebenso der Stellenplan zu untersuchen, und es sind vor allem organisatorische Vorschläge zur Optimierung von Strukturen und Abläufen innerhalb der Verwaltung zu erarbeiten.
Seitens der Firma Rödl & Partner werden für dieses Projekt qualifizierte und erfahrene Berater eingesetzt, die überdies unterstützt werden von einem interdisziplinären Team von Praktikern aus anderen Verwaltungen. Daraus folgt, dass man die individuellen Maßgaben vor Ort betrachtet ohne standardisierte Lösungsvorschläge zu unterbreiten.
In der ersten Phase des Projektes hat man zunächst die betreffenden Gegebenheiten ermittelt anhand einer Sichtung aller diesbezüglichen Daten, zu denen sowohl die rechtsaufsichtlichen Entscheidungen der vergangenen Jahre zu den jeweiligen Haushalten zählen als auch die organisatorischen Rahmenbedingungen des Hauses. In der folgenden Phase wurde auf der Grundlage des Haushalts und den bisherigen Konsolidierungsmaßnahmen die Suche nach möglichen Veränderungsmaßnahmen aufgenommen. Dazu wurden von allen Fachdiensten und Bereichen in sog. Erhebungsbögen einerseits der bestehende Aufgabenkatalog und andererseits die darauf ausgerichtete Stellenbesetzung zusammengestellt. Eine Vertiefung all dieser Angaben erfolgte sodann in Interviews, die mit der Vorgesetztenebene geführt wurden. Aus all diesen gewonnenen Erkenntnissen werden Themen ermittelt, die in Veränderungsmaßnahmen münden können. Dazu werden in den einzelnen Bereichen des Landartsamtes Workshops durchgeführt.
Dieser Schritt befindet sich momentan in der Vorbereitung.
Darüber hinaus wurden besondere Vertiefungsthemen festgelegt. So soll das Vollstreckungs- und Forderungsmanagement optimiert werden; zudem werden die Bereiche Familie, Jugend und Soziales hinsichtlich der Höhe der Sozialausgaben untersucht. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Vereinfachung von Arbeitsprozessen, die aktuell noch an fehlenden technischen Lösungen leiden bzw. mangels digitaler Vernetzung vermehrt Kapazitäten binden.
Über den weiteren Fortgang des Projektes und zwischenzeitlich gewonnene Erkenntnisse wird an dieser Stelle weiterhin informiert werden. Auch der Kreistag wird fortlaufend Einblick in den Fortgang des Projektes erhalten.
Im Haus erfolgt die Begleitung des Projektes durch eine Lenkungsgruppe, die in regelmäßigen Abständen zusammenkommt, um sich gegenseitig über den Verlauf der Organisationsanalyse zu informieren und weitere Veranlassungen zu besprechen. Diese Gruppe setzt sich aus dem Landrat, den Fachbereichsleitern, der Gleichstellungsbeauftragten und der Vorsitzenden des Personalrates sowie Herrn Seitz als Projektleiter seitens der Fa. Rödl & Partner zusammen. Außerdem nehmen Frau Ellendt und Frau Demme als Zentrale Projektsteuerung teil; sie koordinieren die Zusammenarbeit der Beratungsfirma mit der Verwaltung und bilden die Verbindung zur Rechtsaufsicht. Ein Schwerpunkt wird in der Anleitung und Unterstützung der Fachdienste und Bereiche im Rahmen der anstehenden Aufgaben gesehen.
Der Abschluss der Untersuchung in Form einer umfassenden Dokumentation ist für den Spätsommer 2020 vorgesehen. Sodann obliegt es dem Landratsamt die gewonnenen Erkenntnisse umzusetzen, um die angestrebte Optimierung zu erlangen. Auch diese Schritte werden sich über einen längeren Zeitraum hin erstrecken.
